최근 디지털 트랜스포메이션의 정점에 진입해 있는 시기에 원격근무와 원격수업을 완벽히 교차하며 소화할 수 있는 협업소프트웨어가 부각되고 있어 화제다. 이른바 단순 메신저와 게시판 일변도의 일반 협업툴이 아닌 학교에서는 교수와 학생의 비대면 수업도구와 기업에서는 프로젝트 기반의 원격근무를 완벽히 만족시킬 수 있는 전천후 협업툴이 관심을 받고 있는 것이다.
화제의 협업툴은 영국 오픈지니어스 社에서 170국 20개 언어로 개발되어 하버드, 옥스퍼드, 구글, 아마존, NASA, MS 같은 글로벌 교육기관과 기업들이 사용하는 AYOA(아요아)이다.
AYOA(아요아)는 국내시장에서 활동하고 있는 제품들이 범접하기 힘든 시각적인 UI와 데이터를 계층별로 세분화해 범주화 하는 기능, 그리고 비대면 업무와 수업에 필요한 모든 협업도구가 1패키지안에 내장되어 있는 차별화된 올인원 협업도구이다.
AYOA(아요아)가 이슈화되고 있는 이유는 국내시장에 다양한 협업툴이 이미 존재하고 있음에도 불구하고 학교와 기업에서 끊이지 않는 애로사항이 발생된다는 점에서 그 원인을 찾을 수 있다. 학교에서 이미 ZOOM과 웹엑스가 도입되어 수업을 하고 있지만 질문과 답변이 원활히 이루어지지 못해 쌍방향 커뮤니케이션의 부재를 토로하며 등록금 반환의 이슈를 제기하는 것과 기업입장에서는 다양한 협업툴 (그룹웨어, 메신저, ERP, )을 구매해 사내 협업을 위한 전사적지원관리에 나서고 있음에도 불구하고 조직 내 수많은 장 단기 프로젝트에 대한 체계적 히스토리 관리의 어려움과 이로 인해 협업의 전개양상을 입체적으로 파악하기가 어렵다는 점이다. 이는 곧 업무와 수업이 내용의 거시적 관점과 미시적 관점을 모두 아우르는 프로세스 기반으로 움직인다는 것을 놓고 볼 때 합리적 의사결정의 측면에서 정말 많은 리스크를 품고 있다고 할 수 있다.
그렇다면 코로나 19로 촉발된 비대면 환경의 소용돌이 속에서 보다 효율적이고 효과적인 기업과 학교의 디지털 트랜스포메이션을 위한 요소는 무엇이 있을까? AYOA Korea의 관계자 말에 의하면 그 해답은 위에서 이야기한 시각적 UI, 데이터의 디테일한 범주화, 1패키지 올인원 협업기능 등 비대면 커뮤니케이션을 극대화 할 수 있는 필수 3요소에서 자세히 파악할 수 있다. 먼저 첫번째 시각적 UI측면을 살펴보면 업무 프로젝트를 진행하고 수업을 하는데 있어서 비대면의 특성상 내용이 전개되는 양상의 시각화가 매우 중요하다. 하지만 일반 메신저 중심의 게시판 제품에서는 수시로 변하는 외부환경과 트렌드에 따라 발생되는 데이터들을 모두 텍스트 위주로 입력시켜 놓고 진척상황을 표현한다. 물론 자료를 보존한다는 것에 의미는 있겠지만 텍스만 빼곡히 적힌 화면에서 주요 키워드를 한눈에 보기 어렵다는 한계적 특성 때문에 모두가 시각적으로 한눈에 진척상황을 알아보기가 쉽지않다. 즉 정보의 접근성에 대한 개인간의 편차가 발생하게 되고 시각적 요소가 떨어지기 때문에 시간이 흘러 내용이 방대해지면 일일히 이력관리활동 자체를 화면 스크롤을 해가며 불편하게 해야만 하는 효율성 측면의 리스크가 있는 것이다. 이에 반해 AYOA(아요아)는 프로젝트에 다양한 시각적 요소를 부여한다. 사용자 저마다의 시각적 취향이 다양하고 업무와 수업을 하면서 사용하고자 하는 기능의 니즈가 다르기 때문에 동일한 프로젝트라도 다양하게 디자인을 변경해서 활용할 수 있는 워크플로우 뷰, 버블 뷰, 간트차트 뷰로 시각적 요소가 주는 전체와 부분을 조감적으로 보고 사고할 수 있는 이점과 함께 프로젝트를 한층 더 재미있게 전개해 나갈 수 있다.
두번째 체계적인 데이터 구현을 위한 범주화 기능을 살펴보면 결국 업무프로젝트와 수업은 그 본질을 이루고 있는 세분화된 각각의 조각(내용)들이 합쳐져 완성된 그림이라고 표현할 수 있는데 이들 각각의 조각들이 프로세스 상에서 각각 저마다의 위치에서 제 기능을 발휘해야만 원하는 목적을 이룰 수 있다면 체계적인 데이터의 위계적 질서와 디테일한 범주화가 필수적이라는 이야기다. 쉽게 예를들면 기계라는 단어는 매우 방대한 범주를 가지고 있는데 그중 하나가 차량이다. 그리고 이 차량도 방대한 범주를 가지고 있으며 그중 하나가 자동차이다. 역시 자동차도 또 벤츠와 같은 많은 종류가 있고 벤츠 또한 수많은 모델들로 분류될 수 있다. 이와 같은 각각의 레벨별로 연계되어지는 위계적 질서가 체계적이고 디테일한 범주화기능으로 모두와 공유되어야 향후 복잡다단하게 데이터가 증가하더라도 효과적인 업무프로젝트와 수업으로 귀결될 수 있는 전제조건이 성립되는데 일반 메신저 중심의 제품은 기계와 차량의 2레벨 범주안에 한정적으로 하위 모든 내용을 한꺼번에 집어넣고 관리해 체계적인 조직화가 불가능한 인터페이스로 구성된다. 따라서 프로젝트의 볼륨이 증가하게 되면 정보의 홍수에 직면하게 되고 구성원들의 지식의 수용과 활용적 측면에서 큰 리스크를 갖게 된다. 이에 반해 AYOA(아요아)는 마인드맵 사상에 기초해 탄생한 제품으로 아무리 복잡하고 방대한 협업데이터가 쌓여도 칸반프로세스 보드와 회의보드에서 키워드 중심으로 카테고리와 태스크로 명확한 위계적 질서를 구현해 구성원 모두가 정보의 보편적 상황속에서 신속하고 정확하게 내용을 컨트롤해 의사결정에 참여할 수 있다.
마지막으로 세번째 1패키지 올인원 협업기능의 중요성을 살펴보면 이는 효과적인 비대면 업무와 수업을 위해 기업과 학교가 얼마나 저비용으로 높은 효율을 올릴 수 있는지의 문제이다. 프로젝트를 하기위해 여러 이기종의 소프트웨어를 구입해 효과를 충족시켜야 한다면 이는 관리적 문제와 구매비용 증가를 불러와 기업과 학교의 부담으로 고스란히 전가되기 때문이다. 이런 측면에서도 AYOA(아요아)는 장점을 갖는데 상대적으로 낮은 비용으로 프로젝트 관리, 회의관리, 화상회의, 메신저, 간트차트, 화이트 보드까지 1패키지 올인원 협업도구로 구성되어 관리적 측면의 매리트는 물론 기업에서는 완벽한 디지털오피스를 학교에서는 파워풀한 디지털 강의실로 활용할 수 있다.
그럼 실제 현장에서 AYOA(아요아)를 채택하는 고객들의 도입절차는 어떻게 될까? 절차를 살펴보기 전에 한가지 이들의 공통점부터 살펴볼 필요가 있다고 AYOA Korea 관계자는 말한다. 바로 회의나 미팅 즉 아이디어 생성단계부터 정보를 누락시키지 않고 이를 고스란히 프로젝트로 전환할 수 있어야 빈틈없는 협업관리가 된다는 공통적 니즈를 갖고 있다는 것이다. 이를 좀더 구체적으로 설명하면 구성원 간 공동의 목표를 갖고 프로젝트를 함에 있어 협업툴은 필수적인데 이를 도입했음에도 불구하고 오프라인 회의와 미팅은 따로 하고 이에 대한 프로젝트 반영은 저마다 회의나 미팅 시 다이얼리에 적어 놓은 내용을 별도로 등록하며 전개하기에 프로젝트 후반에 가면 처음에 의도한 목표의 본질적 취지가 정보의 비대칭으로 인해 희석되는 경우가 허다하다고 토로했다는 것이다. 이는 사실상 기존 도입한 협업툴이 유명무실하다는 것이고 이러한 문제점을 보완할 수 있는 즉 아이디어 생성단계부터 모두가 참여해 모두의 의견과 의도를 시각적으로 확인하고 도출된 결론을 곧바로 태스크 보드로 이관해 프로젝트 관리를 할 수 있는 제품을 찾은 끝에 AYOA(아요아)를 접하게 됬고 자신들의 상황을 대입해 검증을 거쳐 채택을 하게 된다 라며 고객들의 협업에 대한 요구가 상당한 수준임을 알 수 있는 대목이라고 말했다.
AYOA Korea의 박동현 비즈니스 총괄 이사는 협업툴은 제품의 수명주기 선상에서 지금 도입기를 지나 성장기로 향해가고 있다고 말했다. 또한 박이사는 시간이 흐르면 자칫 그룹웨어나 기타 업무형솔루션처럼 레드오션에 진입하는 것이 당연한 수순일 수도 있으나 팬데믹 초창기 시절 비대면에서 어느정도 업무와 수업의 효율성을 체험한 사용자들의 향후 더 수준 높은 비대면 솔루션에 대한 니즈가 증가할 것이고 AYOA(아요아)의 퍼포먼스는 이에 부합한다고 덧붙였다.
AYOA Korea는 영국 오픈지니어스 社의 한국지사로 현재 삼성물산, PWC, 의과학연구소, 튼튼마디한의원, 넥스팜코리아, 애터미 및 4차산업혁명과 관련된 다양한 중소 스타트업에서 비대면 협업툴의 수주활동을 하고 있으며 최근 교육관련기관에 원격수업 도구로까지 확장해 접촉하면서 한국에 대한 모든 제품과 교육 비지니스를 담당하고 일본의 판매권을 보유해 기업의 업무 협업툴 시장은 물론 초중고 대학시장의 원격 수업도구로써 새 지평을 열어가고 있는 기업이다.
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