어떤 사람은 노트북을 열자마자 보고서를 줄줄 써내려 간다는데, 우리에게 그런 기적 같은 일은 좀처럼 일어나지 않는다. 보고서 작성은 매번 어렵고, 힘들다.보고서를 잘 쓰기 위해서는 수많은 시간의 고민, 그리고 연습이 필요하다. 송나라의 구양수가 글을 잘 쓰는 방법으로 '다문다독다상량'(많이 듣고 많이 읽고 많이 생각하라)이라고 말했듯이, 보고서 작성법은 단시간에 갑자기 늘지 않는다. 그렇다면 책을 많이 읽고, 많이 생각하면 보고서도 잘 쓸 수 있을까? 나는 동의하지 않는다.
많은 사람들이 보고서를 작성하기 전에 완벽한 아이디어와 구조를 구상하려고 애쓴다. 그러나 이는 오히려 창의성을 제한하고, 글쓰기의 흐름을 방해하는 접근이다. 처음부터 완벽한 보고서를 작성하려고 하면, 오히려 시작조차 하지 못하게 된다. 감히 조언컨대 당신의 보고서가 한 번에 통과하기 위해서는 틀리더라도 일단 써봐야 한다.
처음부터 잘 쓰는 사람이 어디있겠나. 보고서를 작성하는 과정에서 실수가 발생할 수 있다는 사실을 수용하는 마음가짐이 중요하다. 처음 작성한 보고서에는 분명히 수정이 필요한 부분이 있을 것이다. 그러나 이러한 오류는 두려워할 필요가 없다. 우리에겐 ‘중간보고’라는 기회가 있기 때문이다.
보고서를 작성한 후에는 상사에게 중간보고를 통해 피드백을 받을 수 있다. 상사는 보고서를 검토하고, 필요한 수정 사항을 제시해 줄 것이다. 당신이 피드백을 통해 새로운 관점을 얻고, 보고서를 더욱 발전시킬 수 있는 기회를 가질 수 있기를 바란다.
중간보고를 통해 상사에게 확인해야 할 세가지를 기억하자. 먼저 '보고서 작성 이유와 배경'을 물어보자. 방향을 설정하고 나면 나아가야할 길이 보이듯이 보고서도 마찬가지다. 목적을 확인했다면 '보고서 작성 범위'를 점검해야 한다. 어디서부터 어디까지를 쓰면 되는지를 알고 쓴다면, 하지 않아도 되는 일을 하게 되는 불상사를 막을 수 있다. 가장 중요하게 물어봐야 할 것은 '마감일정'이다. 내부 보고서는 1분 늦게 제출한다고 해서 어떤 일이 발생하지 않지만 외부에 공유해야 하는 문서는 1초만 늦게 제출해도 무용지물이 될 수 있다. 기자에게 데드라인이 있다면 직장인에게는 제출기한이 있다는 사실을 기억하자.
전문가들이 ‘중간보고를 세번만 하면 완벽한 결과를 만들어낼 수 있다’라고 조언하는 데는 분명한 이유가 있지 않다. 그러니 두려워하지 말자. 보고서를 잘 쓰는 사람들은 중간보고를 어려워하지 않는다.
보고서 작성법은 스킬이나 기술 보다 높은 의미를 지닌다. 지속적인 연습과 피드백을 통해 성장하는 과정이며, 이러한 과정을 통해 누구나 훌륭한 보고서를 작성할 수 있게 될 것이다. 당신도!
글 그레이프이엔엘 이예지 대표
관련뉴스
