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개인정보의 수집과 이용 및 제공 등은 '개인정보 보호법'에 의해 규율되고 있다. 기업은 근로 관계 또는 채용 단계에서도 개인정보를 필연적으로 수집하고 이용할 수밖에 없으므로, 관련 법령에 따른 주의가 필요하다.
채용 단계에서의 개인정보 수집 및 이용에 있어서는 지원자 본인의 동의가 원칙적으로 필요하다. 그렇기에 채용 서류를 받을 때 개인정보 수집 및 이용 동의서를 일반적으로 받는 것이다. 동의를 받는다고 하여 제한 없이 정보를 수집할 수 있는 것은 아니므로, 수집되는 정보는 필요한 범위 내로 한정되어야 한다.
주민등록번호는 법령상 요구되거나 명백히 필요한 경우가 아니면 수집 등 처리가 금지되고 있다. 채용 단계에서 주민등록번호가 꼭 필요한 것은 아니므로 이를 수집하는 것은 법 위반에 해당할 수 있다.
채용부터 근로까지 허용되는 개인정보
'채용절차의 공정화에 관한 법률'은 채용의 공정성을 해할 수 있는 정보의 수집을 제한하고 있다. 즉, 직무의 수행에 필요하지 않는 한 용모·키·체중 등의 신체적 조건, 출신 지역·혼인 여부·재산, 가족의 학력·직업·재산에 관한 정보를 요구하는 것은 금지된다.예를 들어, 경호원이나 모델 등을 채용할 때는 키나 몸무게 등의 정보 수집이 가능하겠으나 일반 사무직을 채용할 때는 그런 정보 수집은 허용되지 않는다. 주민등록등초본이나 가족관계증명서 등의 제출을 요구하는 것도 일반적으로 허용되지 않는다고 볼 수 있다.
근로계약 체결 단계에서도 개인정보의 수집이 추가적으로 요구될 수 있다. 근로 관계를 맺기 위해서는 채용 단계보다 더 구체적인 정보가 필요할 수 있기 때문이다. 개인정보 보호법에 의하면 계약 이행이나 계약 체결에 필요한 정보는 동의 없이도 수집 및 이용이 가능하므로, 근로계약 관계 성립 및 유지를 위해 필요한 정보는 원칙적으로 동의 없이 수집이 가능하다고 볼 수 있다.
근로자 동의 받아야하는 정보?
다만 이런 정보가 어디까지 허용되는 것인지 명확하지 않을 수 있다. 또 근로 관계에 꼭 필요한 정보가 아닐지라도 근로자의 신상 정보는 어느 정도 사용자가 파악해 두는 것이 사회 통념상 일반적이다. 수집 내용 등 구체적인 기재를 하여 근로자의 명시적인 동의를 받는 것이 바람직하다.한편, 법령에 따른 4대 보험 및 세금 등 원천징수 의무 이행을 위해서는 근로자의 주민등록번호가 요구된다. 따라서 근로계약 단계에서는 채용 단계와 달리 주민등록번호의 수집이 요구되고 허용된다.
채용 또는 근로계약 체결 단계에서 근로자의 지난 직장 등에서의 평판을 조회하는 경우가 종종 있다. 이 또한 개인정보 수집에 해당하므로 평판 조회를 한다는 점에 대해서도 사전 동의를 받는 것이 필요하다.
지난 직장의 경력증명서도 제출받는게 일반적이다. 이 부분도 동의가 필요함은 물론이다. 다만, 일반 민간기업이 근로자의 형사처벌 확인을 위해 범죄경력조회서를 제출받는 것은 근로자의 동의가 있더라도 원칙적으로 허용되지 않는다. 아동·청소년 관련 직종이나 의료기관 등 일부 법령상 규정된 경우에만 예외적으로 허용된다.
타사에 정보를 공유하는 경우
계열사가 있는 그룹 내 기업들은 근로자 정보를 그룹 차원에서 공유할 필요성이 발생할 수 있다. 그러나 계열사나 지주회사는 직접적인 사용자는 아니므로, 그룹 내 정보 제공에 대해 근로자들로부터 명시적인 별도의 동의를 받아야 한다. 외국계 기업은 근로자 정보가 외국 본사 등 '국외'로 이전될 수 있으므로, 개인정보의 국외 이전에 대해 근로자로부터 추가로 동의를 받아야 한다.반면, 근로 관계 관련 업무 처리를 위해 세무법인이나 회계법인 등에게 근로자의 개인정보를 이전하는 경우 근로자의 동의가 필요하지 않다. 이는 개인정보 보호법상 개인정보의 '제공'이 아니라 개인정보 처리의 '위탁'에 해당한다. 사용자가 근로자의 급여 또는 세무 처리 업무를 세무법인이나 회계법인에게 위탁하면서, 근로자의 계좌번호나 주민등록번호 등을 전달하는 경우 등이다. 다만, 처리 위탁도 정보를 국외로 이전하는 경우엔 근로자 동의가 필요하다.
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